Выбор офиса для регистрации компании

Офис — это лицо компании. По офису будут судить о Вас Ваши клиенты, но не только они. Государственные органы, вовлечённые в процесс регистрации компании и выдачи лицензий, также в первую очередь будут смотреть на офис компании.

Кто проверит Ваш офис?

Фотографии офиса — внутри и снаружи с вывеской — обязательно нужно предоставить в Фонд социального страхования при регистрации первого сотрудника и одновременной регистрации компании, в Трудовой департамент при подаче документов для получения разрешения на работу (Work Permit, WP) для иностранного сотрудника, а также в иммиграционную службу при продлении визы Non-B на один год.

Если Вы получаете лицензии для отдельных видов деятельности (FDA, ресторанный бизнес, туристический бизнес), обязательно выполнить требования государственных органов к офису (складу, ресторану) и предоставить фотографии им.

Офицеры каждого органа могут проверить Ваш офис для принятия решения о выдаче лицензии, визы, разрешения на работу.

Вид деятельности

Офис должен соответствовать виду деятельности. Если Вы регистрируете агентство недвижимости, а в офисе нет ни столов, ни стендов, ни брошюр, в выдаче разрешений на работу и виз для сотрудников могут отказать.

Для некоторых видов деятельности есть специальные требования: наличие склада с отдельным входом для импорта продуктов питания, наличие специального оборудования, системы пожаротушения и др. Перед арендой офиса проверьте, сможете ли Вы оборудовать его в соответствии с такими требованиями.

Отдельный вход

Если в одном здании есть жилая и коммерческая часть, отдельный вход в офисные помещения обязателен.

При размещении в одном офисе нескольких компаний (на одном или нескольких этажах) обязательно наличие вывески каждой компании при входе — на дверях или на стене возле дверей. Если одна из компаний находится на другом этаже, при входе в её офис также должна быть вывеска.

Сколько компаний можно разместить в одном офисе?

Это зависит от вида деятельности компаний и количества сотрудников. Например, три компании, по 2 иностранных сотрудника в каждой, находящиеся в одном офисе площадью около 40 м², будут выглядеть сомнительно. По закону на 6 иностранных сотрудников должно приходиться 24 тайских сотрудника. Пусть даже все тайцы работают вне офиса, но минимум 3 тайца должны находиться в офисе. 9 человек и 9 рабочих столов на площади 40 м² физически не поместятся.

Если в компании не планируется разрешение на работу, «вместимость» офиса существенно повышается.

Не забудьте подписать договор аренды (или субаренды) от имени каждой компании, находящейся в офисе.

Какие документы запросить у арендодателя?

При регистрации в Фонде социального страхования от компании обязательно потребуются:

копия Чанота на офис (с двух сторон)
копия домовой книги
копия ID владельца офиса / копия уставных документов компании
копия домовой книги владельца офиса

Эти документы необходимо запросить у арендодателя до заключения договора аренды. Если Вы обнаружите отсутствие какого-либо из документов после заключения договора и оплаты депозита, это может стать проблемой.

Назначение помещений

Перед началом аренды обязательно проверьте, можно ли использовать помещение под офис. Квартиру в кондоминиуме можно использовать как офис, если она отведена под коммерческие цели — как правило, такие квартиры расположены на первом этаже здания.

Если Вы хотите арендовать дом или таунхаус в поселке, уточните вопрос об организации в таком доме компании в управляющей компании поселка.

Не совмещайте офис и жилые помещения. Если Вы работаете и живёте в одном доме, жилое и коммерческое помещения должны иметь отдельный вход.

Наши рекомендации: перед заключением договора аренды офисных помещений обязательно проконсультируйтесь с юристом, покажите ему документы и фотографии помещения, подробно расскажите, чем планируете заниматься в офисе и сколько человек будет трудоустроено в компании. Заключайте договор только после его проверки и проверки всех документов юристом.